Гостиничные чеки, как подтверждение проживания

Гостиничные чеки как подтверждение проживания Работа по некоторым должностям может быть связана с частыми командировками. К примеру, если вы намерены поступить в компанию на должность: менеджера; кадровика, осуществляющего подбор персонала в разных филиалах фирмы; бухгалтера, занимающегося вопросами инвентаризации или, скажем, арт-директора, которого часто будут направлять на различные выставки, – то вам нужно знать, как отчитываться перед родным предприятием за выдаваемую вам на проживание энную сумму денег.

Что такое гостиничные чеки и зачем они нужны?

Приехав в чужой город, вы должны будете остановиться в гостинице. Но бухгалтеру вашей фирмы необходимо письменное, заверенное печатью свидетельство того факта, что вы проживали не у знакомых или родственников бесплатно, а потратили столько-то тысяч рублей на отель. Только в этом случае фирма сможет компенсировать вам расходы.

Гостиничный чек, правильно оформленный, должен включать в себя не только привычный всем кассовый чек, но и документ строгой отчетности – заявление по форме З-Г. Правда, на сегодняшний день эта форма не является обязательной к применению, но она содержит комплект необходимых для бухгалтерии реквизитов, а потому ее очень удобно продолжать использовать, что все и делают.

Если вы оплачивали проживание наличными, то вам достаточно будет чека и этого бланка, заполненного по всем правилам. Если же применялся безналичный расчет, потребуются счет-фактура и акт выполненных работ (оказанных услуг).  Иными словами, по возвращении из командировки вы должны иметь на руках основание, которого будет достаточно для компенсации ваших расходов.

Кстати, в гостиничный чек можно включить не только непосредственно предоставление номера в отеле, но и дополнительные услуги: счет из бара, сумму оплаты парковки, чек, полученный за услуги прачечной. Перед тем, как отправиться в другой город, посетите свою бухгалтерию и узнайте, на оплату каких именно расходов вы смело можете рассчитывать.

Гостиничные чеки с подтверждением и без

Если вы направлены в командировку государственным учреждением, то все формальности необходимо соблюсти по максимуму. Так, вам понадобится гостиничный чек с подтверждением. Что этот значит? Все просто: вы должны быть указаны в книге регистрации гостей, и администратор отеля на вопрос, проживал ли здесь такой-то в такие-то сроки, должен отвечать положительно. У гостиницы на тот момент должен был быть в наличии свободный номер, в котором вас и «пропишут».

Частные фирмы часто бывают более лояльны и не всегда просят подтверждение. Порой они просто выдают сотруднику некоторую сумму и не требуют особой отчетности. Но для себя вам все же лучше иметь чек с подтверждением, чтобы подстраховаться.

Обязательно проследите за тем, чтобы гостиничный чек был оформлен правильно. Проверьте, есть ли там информация о лице, которое предоставляет услуги, сведения о самой гостинице, указаны ли: стоимость суток проживания и общее количество прожитых дней. Гостиничный чек обязательно должен иметь «живую» печать.

Гостиничный чек – очень важная для любого командировочного бумага. Хотите, чтобы компания компенсировала вам все расходы в соответствии с законодательством? Тогда действуйте по правилам – предъявляйте в бухгалтерию правильно заполненные документы.


Статья подготовлена с использованием материалов сайта www.checkispb.ru.






Понравилась зарисовка? Добавьте ее в:





Смотрите также:








Rambler's Top100


Яндекс.Метрика


Locations of visitors to this page


Created in 0,00488 seconds